Qué tipo de comunicación interna debe trabajar tu empresa

El pasado fin de semana tuve la oportunidad de vivir varias experiencias preciosas, todas ellas dedicadas a la comunicación humana, a compartir y a agradecer a los demás el trabajo realizado. Es muy enriquecedor formar parte de momentos así, porque es de otras personas de quienes más podemos aprender. Tengo muchas reflexiones en mi mente ahora mismo, pero he pensado dedicar el episodio de hoy a esos aspectos de la comunicación humana a los que tu empresa debe prestar atención para crear una marca fuerte, con personalidad, resiliente y que sea capaz de llegarle al corazón a las personas que forman parte de los ámbitos de influencia.

ASPECTOS DE LA COMUNICACIÓN HUMANA QUE TU MARCA DEBERÍA TENER EN CUENTA

Antes de meternos en materia, no querría dar por sentada que todo el mundo sabe la diferencia entre comunicación interna y comunicación externa. Para aclarar términos, diré que la comunicación interna es aquella que se realiza en la empresa de puertas para dentro. Su función es mantener informado a todo miembro del equipo de los aspectos importantes del negocio, así como generar procesos inclusivos que hagan a las personas sentirse partícipes de la evolución de la empresa. Por el contrario, la comunicación externa es la que se enfoca hacia los públicos objetivos, de puertas para fuera. La gente normalmente identifica esta comunicación como “publicidad”, pero lo cierto es que la publicidad es sólo una parte de la comunicación externa que puede realizar una empresa. Piensa, por ejemplo, que la rotulación de un vehículo también habla de tu empresa y es algo en lo que muchos empresarios no reparan o no dedican los recursos suficientes.

Hecha esta aclaración, me gustaría centrarme ahora en la importancia que tiene trabajar la comunicación interna en una empresa.

CÓMO BENEFICIA LA COMUNICACIÓN INTERNA A TU EMPRESA

Me sorprende mucho ver con bastante frecuencia que empresas de diversa índole no dedican a penas esfuerzos a la comunicación interna. Muchos directivos y cabezas pensantes dan por sentado que todo el mundo sabe cuál es su trabajo y conoce al detalle todos los procesos que  se desarrollan en su entorno. Casualmente, son esas mismas empresas las que encuentran muchas dificultades a la hora de delegar funciones y que ven con impotencia cómo sus trabajadores se desmotivan cuando, aparentemente, lo tienen “todo resuelto y deberían dar gracias”.

Si ese es tu caso, hazte la siguiente pregunta: ¿crees que tener una nómina lo es todo? ¿Crees que porque alguien sepa lo que va a cobrar a final de mes debe sentirse agradecido y no hacer preguntas?

Como empresarios, tendemos a ver las cosas desde nuestro punto de vista: asumimos riesgos, nos sacrificamos, hacemos todo lo que sea necesario por cerrar el mes con los gastos cubiertos y poder pagar, entre otras cosas, los sueldos de nuestros empleados. Es fácil sentir que no debemos explicaciones a nadie y que, en cualquier caso, son los demás lo que nos deben mucho a nosotros. Pero el riesgo y el sacrificio van vinculados a la libertad en la toma de decisiones, a la adrenalina propia de enfrentarse a nuevos retos, a ser dueño de tu propio destino. He ahí los pros y los contras de tener un negocio propio, amigos.

Pongámonos ahora en los zapatos de un trabajador por cuenta ajena. Desde su punto de vista, está invirtiendo de media el 33% de su vida en un negocio que no es suyo. Sabe lo que va a cobrar a fin de mes, y eso está bien, pero también quiere sentir que su trabajo, su esfuerzo, sirve para algo, que es reconocido y valorado. Levantarse cada mañana para realizar un trabajo monótono está bien para algunos, pero hay mucha gente que también quiere enfrentarse a pequeños retos a diario, que quiere evolucionar y seguir formándose como profesional – si bien no quieren asumir el riesgo extremo que supone montar un negocio.

Todos tenemos ambición, todos queremos crecer como profesionales y sentirnos motivados en nuestro trabajo. Pero a veces, ni jefes ni empleados encuentran lo que desean. Los jefes se queman por el exceso de trabajo y los trabajadores se quedan por falta de reconocimiento y por no sentir que la empresa sea en parte también un proyecto suyo.

Así pues, volvamos ahora a la pregunta inicial: ¿cómo beneficia la comunicación interna a tu empresa? Imagino que ya lo vas teniendo un poco más claro, pero vamos a hacer un pequeño desglose, para subrayar lo que desde mi experiencia es más significativo:

• La comunicación interna aporta seguridad y confianza en la empresa: cuando todos los miembros de una empresa están informados y saben hacia donde va el proyecto, sienten que la tierra bajo sus pies es más firme.
• Involucra a todos en el proceso: si sabes cuál es el plan y cuál es tu papel dentro, te sientes parte de un todo y tu trabajo cobra un sentido diferente.
• Aumenta la empatía entre compañeros: conocer qué hace cada departamento, por ejemplo, ayuda a todos a ponerse en la piel de los demás y los saca de su visión centrada en sí mismos. La empatía conduce a la comprensión y a una mejor colaboración entre compañeros.
• Incrementa el sentimiento de pertenencia: cuando te sientes parte de un proyecto y ves cómo ese proyecto crece, te sientes orgulloso de estar donde estás. Por así decirlo, “vives más los colores” de tu marca y te conviertes en su mejor embajador.
• Fomenta el autoestima: cuando ves que tus jefes han dedicado tiempo y esfuerzo a comunicarte por dónde van los tiros, te hace sentir importante. Sientes que los demás te perciben como un miembro valioso.
• Fortalece el equipo: compartir momentos de calidad con tus compañeros de trabajo refuerza los vínculos que pueda haber e incluso crea vínculos nuevos, basados en las emociones y experiencias compartidas.

Suena bien, ¿eh? Pero quizás te preguntes: ¿cómo puedo yo conseguir todo esto?

¿CÓMO DEBES COMUNICARTE CON TU EQUIPO PARA CREAR LA MAGIA?

Te voy a poner algunos ejemplos de acciones de comunicación interna que pueden ayudarte a crear ese lugar mágico en el que todos queráis trabajar. Pero antes, es importante que tengas en cuenta una cosa clave:

Lo que verdaderamente nos mueve son las emociones. Cuando pienses en comunicar procura mantener un espíritu franco y positivo. La buena energía se contagia.

Aquí tienes algunos ejemplos de acciones de comunicación que puedes llevar a cabo para mejorar la comunicación interna de tu empresa:

• Crea un protocolo de bienvenida para nuevos miembros del equipo: prevé un manual de operaciones donde se den las indicaciones más importantes sobre el trabajo en la empresa y las funciones del puesto de trabajo ocupado. También puedes asignar a alguien para que haga un recorrido con ese nuevo miembro por todos los departamentos de la empresa, para que se vaya familiarizando con todos los procesos de la empresa.
• Diseña un programa de formación permanente: existen muchos cursos, tanto online como presenciales, que pueden aportar valor a los miembros de tu equipo. Lo ideal sería que diseñaras un programa de formación adaptado a las necesidades de cada puesto de trabajo según la evolución del negocio, dejando un margen para que los empleados puedan también elegir otras materias de su interés (como idiomas o habilidades informáticas no estrictamente necesarias para su desempeño laboral). También puedes crear un programa de formación interna, donde los propios compañeros enseñen a otros aspectos de su trabajo que puedan ampliar su conocimiento de la empresa.
• Crea un boletín interno: de manera periódica – por ejemplo, cada tres, cuatro o seis meses – edita un boletín donde comuniques los cambios más relevantes en la empresa (incorporaciones, despedidas, nuevos canales de venta, nuevas líneas de negocio o productos, cambio en normativas). Yo creo que el truco para que esto sea efectivo está en hacerlo cercano, fácilmente comprensible y controlar el nivel de “formalismos”. Piensa en cómo se lo explicarías en persona y adapta el tono para que la gente no se pierda y desconecte de la lectura.
• Organiza una convención: al menos, una vez al año, reúne a todo el equipo y haced una evaluación de los logros conseguidos, de los nuevos objetivos y de las estrategias a seguir. Todo negocio evoluciona. Sé natural y plantea eventos que hablen de tú a tú, que despierten emociones y dejen huella. Aprovecha la ocasión para agradecer y reconocer el trabajo sobresaliente de tus compañeros.
• Realiza convivencias: orientadas al fortalecimiento del equipo y a nutrir el sentimiento de pertenencia a la empresa, las convivencias son divertidas y muy enriquecedoras personalmente. Por ejemplo, puedes crear actividades en equipo que ayuden a trabajar la empatía y la colaboración entre miembros de distintos departamentos. Lo más importante es que haya un ambiente distendido y alegre.
• Diseña un plan de acción social corporativo: crea un plan de acción social que implique a tus compañeros y les haga sentir orgullosos de la aportación que realiza su empresa a la sociedad y de su compromiso para con ella. La Responsabilidad Social Corporativa es un marchamo de calidad humana y puede convertirse en un punto de inflexión en la decisión de compra de tu cliente ideal.

¿Por cuál de estas acciones quieres empezar? ¿Tienes alguna duda sobre cómo enfocar tu plan de acción? Te invito a dejarme un mensaje en el formulario de abajo. Prometo responder lo antes posible.

Hasta la semana que viene.