Cómo mantener la implicación de tu equipo con el teletrabajo

Por qué crear el Club de la Resistencia
18 abril, 2020
El nuevo consumidor
17 mayo, 2020

Este repentino escenario nos ha forzado a todos a adaptar nuestras rutinas para poder continuar trabajando desde casa. El teletrabajo es una opción óptima para algunas actividades desde hace tiempo, pero un completo desconocido para otras muchas. Sin embargo, esta situación nos ha empujado a cambiar de la noche a la mañana la mentalidad de nuestras empresas, adoptando nuevas metologías para las que no todas están preparadas.

¿Cuáles son los grandes retos de las empresas ante el teletrabajo?

¿Qué papel juegan las relaciones personales en este nuevo escenario?

¿Cómo podemos conseguir que la productividad de una empresa no sólo no empeore, sino que mejore considerablemente? 

 

Nuevos y viejos retos empresariales

 

A pesar de que esta situación es completamente inédita, ha abierto una vieja herida en las empresas que nunca se ha curado del todo: la deficiente relación entre el tiempo trabajado y la productividad.

Según un estudio realizado por EAE Business School en verano de 2018*, en España se trabaja muchas horas (estamos en el puesto 15 de 38 países analizados), pero nuestra productividad por hora trabajada ronda el 32%. Esto quiere decir que de cada hora que estamos en el puesto de trabajo, generamos valor a nuestra empresa durante menos de 20 minutos. En cambio, Noruega es el 3º país que menos horas trabaja y su productividad por hora trabajada llega al 80%.

Otro dato curioso que arroja ese estudio es que las pymes suelen ofrecer mayor flexibilidad a sus trabajadores para conciliar su vida laboral y familiar (un 24%), mientras que las empresas más grandes restringen esta flexibilidad (18%), obteniendo como consecuencia una menor productividad en sus trabajadores.

Está claro que aquí hay mucha molla y que para presentar un análisis completo habría que tener en cuenta numerosos factores que no vamos a discutir ahora. Pero todo esto me hace plantearme varias cuestiones que sí quiero compartir contigo:

  1. ¿Son eficaces las empresas a la hora de medir la productividad de sus trabajadores?
  2. ¿Tienen los trabajadores las herramientas y las condiciones necesarias para poder ser productivos?
  3. ¿Hay un consenso claro entre empleado y empleador sobre qué es ser «productivo»?
  4. Si en otros países se trabaja menos horas y se supera notablemente la productividad, ¿es realmente necesario que nos obsesionemos con el horario? ¿Quizás deberíamos medir el rendimiento por otros indicadores más útiles?
  5. Y una cuestión muy interesante: ¿de qué depende la productividad de los trabajadores?

Me da la sensación de que cuando hablamos de productividad y nos vamos a los números, nos olvidamos de que los activos que medimos son de carne y hueso.

¿Se puede exigir a una persona que sea infalible y que esté produciendo el 100% de las horas trabajadas? NO.

¿Se puede exigir a una persona que trabaje 8 horas seguidas con un nivel de producción homogéneo? NO.

¿Estamos seguros de que nuestro modo de medir la productividad de los trabajadores es siempre el correcto para nuestro modelo de negocio? He aquí una pregunta peliaguda.

Bueno, yo no tengo respuesta a todas estas preguntas, pero me voy a aventurar a establecer mis hipótesis y espero que tú me ayudes a corroborarlas con el tiempo.

 

La productividad de un trabajador es el resultado de su motivación y de las condiciones de su puesto de trabajo 

 

Tu empresa puede tener la mejor maquinaria del mundo, un software de última generación, o unas instalaciones de infarto, pero no te equivoques:

El activo más importante que tiene tu empresa son tus trabajadores. 

Dejemos de ver a las personas como herramientas que desarrollan tareas mecánicas, y empecemos a valorarlos como auténticos diamantes en bruto.

Cuando yo selecciono a alguien para que se incorpore a mi equipo, no busco títulos universitarios ni un recorrido espectacular. Me interesa más qué habilidades tiene, qué le motiva, a qué dedica su tiempo libre, si es curioso, si es proactivo, si desea mantenerse aprendiendo constantemente. Eso es lo que me interesa. Entonces me hago dos preguntas:

  1. ¿Comparte esta persona la filosofía de mi empresa?
  2. ¿Seré capaz de retarle y mantenerle motivado a lo largo del tiempo, según sus propios intereses?

Si la respuesta a la primera pregunta es un sí rotundo y ante la segunda me da un cosquilleo en el estómago, sé que estoy sentada frente a alguien con quien quiero trabajar.

A partir de ese momento, mi función consiste en introducir a esa persona en la cultura de la empresa y en explicarle sus funciones dentro de la misma. Es mi obligación facilitarle todas las herramientas necesarias para desempeñar su labor, así como resolver sus dudas en la medida de mis posibilidades. ¿Qué implica esto? Bueno, pues que me lo he tenido que currar mucho antes de su primer día. Pero creo que de esta preparación previa podemos hablar otro día.

Por mi experiencia, cuanto más suave sea el aterrizaje de un trabajador en su puesto de trabajo, antes logrará ponerse al día y empezar a funcionar al 100% de su rendimiento. Una vez que está funcionando, mi objetivo es seguir echándole gasolina, para que coja rodaje, se suelte, se rete, se supere y siga tan motivado como el primer día. ¿Cómo? Implicándole en los procesos de la empresa y facilitándole un espacio para que aporte sus ideas, opiniones y críticas constructivas.

No siempre es fácil, debo ser franca. No siempre puedo resolver sus dudas; no siempre hay tiempo para pensar en cómo podemos mejorar; no siempre puedo generar oportunidades para alimentar su hambre de desarrollo profesional. Pero sí se pueden generar pequeñas rutinas y construir herramientas que mantengan al equipo en la misma onda, incluso en los momentos más difíciles. Porque eso hará que confiemos más unos en otros y así el equipo se hará más fuerte.

 

Rutinas de trabajo telemático para tener un equipo productivo

 

Antes de darte algunas pautas para crear rutinas de teletrabajo constructivas en tu empresa, vamos a dejar una cosa clara.

El tiempo productivo de tu equipo nunca va a ser del 100%.

Partiendo de esta base, creo que evitaremos frustraciones.

¿Por qué ocurre esto? Piénsalo: ¿cuántas interrupciones sufres tú a lo largo del día? ¿Todas las tareas que desarrollas son productivas, es decir, generan un valor real a tu empresa?

La Ley de Pareto establece que en un amplio número de fenómenos, el 80% de las consecuencias provienen del 20% de la causas. ¿Te pongo un ejemplo claro de esto? Lo más probable es que, por ejemplo, el 20% de tus clientes te generen el 80% de los ingresos de tu empresa. Esto quiere decir que hay un 80% de tus clientes que reclaman gran parte de tu tiempo pero que sólo generan el 20% de tus ingresos.

Esto lo podemos extrapolar a nuestro día a día, para ser conscientes de la cantidad de esfuerzos improductivos o con baja productividad que realizamos a lo largo del día. Llámense reuniones sin estructura ni objetivo concreto, llamadas de teléfono que interrumpen un proceso para trasladar supuestas urgencias que se resuelven y nunca se cobran, pérdidas de tiempo derivadas de no tener un software que agilice procesos mecánicos o rutinarios, ruidos que distraen cuando se requiere concentración, constantes interrupciones de los compañeros para hacerse consultas por no disponer de la información necesaria para realizar su trabajo, etc.

Todo cuenta, y todo influye en la calidad de la productividad de un trabajador, al igual que todo influye en la calidad de su motivación a la hora de realizar su trabajo.

Por si te sirve de ayuda, yo te propongo dos cosas a este respecto:

  1. Establece prioridades con tu equipo: conciénciales del valor de su propio tiempo y dale pautas para que lo inviertan eficientemente. Marca prioridades para que sepan dónde enfocar sus esfuerzos y establece presupuestos horarios por proyecto o tarea (es decir, define un tiempo máximo de decidación disponible para cada cosa). De esa manera, se administrarán mejor cada minuto que trabajen.
  2. Valora los procesos creativos y de desarrollo de equipo: no te obsesiones con hacer que cada minuto de trabajo sea facturable. Busca aportar valor, no sólo ingresos. Si dedicas tiempo a procesos de reflexión y tormentas de ideas en grupo, probablemente surgirán nuevas ideas, e incluso innovaciones, que permitirán optimizar procesos o generar una mayor rentabilidad en productos o proyectos.

 

Dejar espacio para pensar no debe considerarse una pérdida de tiempo, si el pensamiento está enfocado a generar valor a la empresa. 

 

Dicho esto, quiero comentarte algunas cosas que yo hago en mi empresa para facilitar el trabajo a mi equipo y mantenernos conectados y proactivos a pesar de la distancia:

  • Implementa soluciones digitales para tus necesidades: cada empresa es un mundo, así que debes valorar qué necesidades debes cubrir en esta nueva situación. Desde mi punto de vista, todas las empresas deberían tener (al menos) las siguientes herramientas:
    • Un gestor de tareas: busca una herramienta que te permita delegar trabajo entre los miembros de tu equipo y que les informe sobre el de otros compañeros implicados en el mismo proceso, para que puedan organizarse de forma eficiente. Mi favorita es, indiscutiblemente, Asana, así que no te voy a recomendar ninguna otra.
    • Un calendario compartido: es bueno que todos puedan ver la disponibilidad del resto, o al menos que puedan consultar las reuniones en las que ellos están incluidos, para que puedan estructurar su trabajo y aprovechar mejor el tiempo.
    • Un canal privado para hacer reuniones: Zoom ha causado furor, al mismo tiempo que ha generado dudas entre algunos usuarios. Sea éste u otro programa, este tipo de herramienta os servirá para poder realizar reuniones de equipo o sesiones de trabajo entre una parte del mismo. Esta herramienta debe estar disponible para ellos en todo momento, y sincronizada con el calendario compartido para que sepan su disponibilidad. Algunos ejemplos son la aplicación de Office 365 Teams , Skype, Hangouts de Google o Facetime (para iOs).
    • Un chat privado: hay muchas opciones, desde usar grupos de Whatsapp o Telegram dentro de la empresa (recomiendo separarlos por equipos de trabajo), a usar aplicaciones específicas como el Teams de Office, el Hangouts de Google, o  Slack. Lo importante es facilitar un canal de comunicación instantáneo entre los miembros del equipo, para resolver dudas rápidas o compartir información interesante sobre los trabajos a desarrollar.
    • Un sistema de registro de tiempo: como hemos dicho, no es bueno obsesionarse con el tiempo, pero sí es necesario medirlo, por el bien de la empresa y por el de los trabajadores. Hay muchos sistemas de registro de tiempo que permiten controlar la dedicación de trabajo a las tareas a desarrollar, incluso permiten facturar a los clientes por tiempo dedicado (con un informe detallado de cuándo, cuánto y qué se hizo). Evalúa tus necesidades y elige el programa que más se adapte a ellas. Te recomiendo echar un vistazo a Toggl, Harvest y Timely, por si alguno te cuadra.
  • Programa reuniones diarias para repasar el trabajo y despejar dudas: todos los días, a la misma hora, si es posible, al inicio de la jornada. De este modo todos arrancaréis a la misma hora y en la misma onda. Según una metodología de gestión de proyectos Agile – la metodología SCRUM -, las reuniones diarias no deberían superar los 15 minutos y deben tener el siguiente orden del día por sistema: todos los miembros contarán por turnos qué hicieron ayer, con qué problemas se encontraron, cómo los resolvieron y qué tienen previsto hacer hoy. De este modo, el coordinador (o Scrum Manager) sabe dónde puede ser útil para facilitar el avance del trabajo, y además el aprendizaje de los errores y problemas es colectivo. De todas formas, yo no soy partidaria de rigidizar mucho ese tiempo en estos momentos COVID19. Me gusta dejar espacio para comentar decisiones empresariales que afectan a todos, realizar procesos de mini-tormentas de ideas e incluso contar anécdotas cotidianas de cada uno. Debemos recordar que somos seres sociales y que es importante seguir compartiendo para mantenernos unidos como compañeros.
  • Progama al menos una reunión semanal centrada en las personas: si durante la semana habéis tenido que ir a piñón fijo y a penas os ha dado tiempo a daros los buenos días en condiciones, lo más recomendable es que dediquéis al menos una hora a la semana para hablar de vuestras cosas. Nada de tareas, buscad temas que os gusten, o que sea importante compartir entre todos. Incluso podéis resolver o aclarar tensiones entre vosotros. Lo importante es ejercitar la empatía entre todos y aliviar el estrés. Dejad un hueco para socializar, aunque sea con una pantalla de por medio. Y si es al final de la semana, mejor, porque es una buena manera de dar la bienvenida al fin de semana y al descanso.
  • Capacita a tu equipo para estas nuevas dinámicas laborales: no todos somos seres con afinidad por la tecnología. Hay gente que se bloquea cuando le pones un Power Point delante. Debes pensar en que cada persona afronta esta situación partiendo de una base distinta. Plantea un sistema que les permita formarse en las nuevas herramientas que estáis implementando, asigna tutores en el equipo para que asistan a sus compañeros menos duchos, y evalúa qué flaquezas conviene aplacar primero. Lo ideal es que tu empresa disponga de un Manual de Operaciones que sirva de consulta y aprendizaje; en caso de no tenerlo, no hay un mejor momento para empezar a crearlo.
  • Practica la empatía: aunque tengas muchas preocupaciones encima y a veces te cueste conciliar el sueño por la puñetera incertidumbre, debes entender que esta situación es difícil para todos, no sólo para ti. La conciliación familiar y laboral en el mismo espacio puede ser un reto complicado para personas con niños pequeños o con mayores a su cargo. El cansancio deja mella en el rendimiento diario, y ahora debes ser un poco más flexible con lo que pides a tu equipo. Si alguien presenta una situación que dificulta su desempeño laboral, intenta ponerte en su piel y buscad juntos soluciones que faciliten las cosas.

 

Es cierto que a mí me ha ayudado mucho haber creado mi empresa bajo la premisa de que se tendría que poder trabajar desde cualquier parte. No quería poner muros a mi negocio, así que desde el principio fuí dando pasos hacia un modelo de empresa «ubícua», que permitiera a cualquier miembro del equipo trabajar desde cualquier parte del mundo. Por eso pudimos seguir trabajando desde casa como si siguiéramos viéndonos en la oficina.

Probablemente ése no sea tu caso, porque de serlo, no creo que estuvieras leyendo este artículo. Pero estás a tiempo de ponerte al día para «digitalizar» el modo de trabajar en tu empresa.

 

Accede a la grabación del taller online «Nuevas rutinas de comunicación, dentro y fuera de la empresa»

 

👉 ¿Quieres saber más sobre cómo hacerlo? Suscríbete al Club de la Resistencia y recibe el acceso al vídeo del taller «Nuevas rutinas de comunicación dentro y fuera de la empresa», directamente en tu bandeja de entrada. 

 

Quizás esta situación nos ha dado la oportunidad de probar algo nuevo, algo que nos empuja fuera de nuestra zona de confort y nos abra la puerta hacia una mejor versión de nuestro modelo de negocio. ¿Estás de acuerdo? ¿Cómo se está adaptando tu empresa a esta «remota situación» (en todos los sentidos)? ¿Qué estás implementando que podría ayudar a otros miembros del Club?

Cuéntanos en el formulario de ahí abajo. 

 

PD: ¿Conoces a más reclutas para el Club? Comparte este post para que se unan.

 

Aquí tienes el podcast con José Ángel Giménez _ 24.04.20 

 

 

Aquí tienes el podcast con José Ángel Giménez _ 30.04.20 

 

 

 

REFERENCIAS:

  • https://www.europapress.es/economia/laboral-00346/noticia-espanoles-europeos-mas-horas-trabajan-ano-productividad-menor-20180614122314.html
  • https://www.elconfidencial.com/economia/2019-10-22/productividad-trabajador-espana-supera-media-europea_2293500/
  • https://cepymenews.es/la-ley-de-pareto-regla-80-20-gestion-empresarial/

 

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *